L’heure du tout numérique est arrivée !
Les utilisateurs d’Internet, presque 30 millions en France, sont habitués à gérer des fichiers numériques, que ce soit de simples documents, des photos ou des vidéos. Ceux-ci gèrent leur recherche d’informations, achètent, vendent, louent, réservent, payent.
Les entreprise en avance
Les entreprises, elles, fonctionnent maintenant surtout avec Internet, elles communiquent avec les emails, les calendriers, les pièces jointes et la téléphonie IP en interne et avec leur site Web en externe. Bien souvent, même si ceci se caractérise principalement chez les plus grosses d’entre elles ou les plus baignées dans le contexte d’Internet, elles ont déjà commencé à dématérialiser. Les recherches de postes, la gestion des congés, les achats de transport, les conférences, les formations, la gestion des heures facturées… Certaines ont même déjà dématérialisé les salaires, factures et/ou contrats.
L’état fait bonne figure
L’état lui-même, bien souvent en retard dans les grandes transitions, s’est mis à l’heure du numérique. Car en effet, il y a vu tout son intérêt. Une disponibilité 24/7 de l’information et du service, une baisse des besoins en personnel, une plus grande rapidité de gestion et une baisse des coûts non négligeable. Ainsi tout un chacun peut maintenant communiquer avec l’état via email, s’informer sur l’ensemble des sites Internet proposés pour des horaires, des conseils, des procédures, des formulaires… Nous pouvons payer en ligne, réclamer, déclarer…
Le citoyen, maillon faible ?
Dans toute cette chaine numérique, il reste cependant un maillon faible, le citoyen, qui n’est pour l’instant qu’à la marge du numérique et qui ne le suit que parce qu’il y est poussé par les sociétés et l’état. Mais tout ceci doit changer, tout ceci va changer.
Citoyen, il te faut maintenant passer à l’heure du numérique dans son intégralité. Préférez les documents numériques aux documents papier, que ce soit pour vos factures, pour vos salaires, pour vos contrats, pour vos déclarations.
Prenez l’ensemble de vos documents importants existants et utilisez l’une des nombreuses super imprimantes 4 en 1, qui va vous permettre de tout numériser en un clic de bouton.
Ensuite, triez, classez, sauvegardez et archivez vos documents pour vous en servir le jour où vous en aurez besoin. Mais faites attention, certains documents peuvent être sensibles, ne les égarez pas.
Liste de documents importants
Dans cette revue de documents, nous pouvons citer :
- Les factures : Telecom, Electricité, Gaz, services à la personne, gros paiements (voiture, maison)…
- Les documents personnels : Carte d’identité, Passeport, Permis de conduire, Carte Vitale…
- Les bulletins de salaire,
- Les actes notarials,
- Les documents émanants de l’état.
Comment gérer cette masse de données ?
Avec une masse d’informations si importante, il va falloir apprendre à tout gérer, selon certaines contraintes :
- Une sécurisation optimale des données : pour ne pas les fournir au premier inconnu qui passe, mais également pour ne pas les perdre,
- Un acces à tout instant de partout : car c’est également l’objectif de la dématérialisation,
- Une mise à jour rapide et facile : car de nouveaux documents et besoins apparaissent chaque jour.
Internet ou clé USB ?
Si la clé USB possède des avantages non négligeables, elle a un gros inconvenient, elle a de grosses probabilites d’être perdue ou cassée. Ce qui peut s’avérer catastrophique.
Concernant Internet, il va vous falloir un site répondant à toutes les contraintes et ici la sécurite peut restreindre l’utilisation d’un grand nombre de sites. Il vous faut un gros espace de stockage, environ 1 Go, voire un peu plus (et peut-être beaucoup plus dans 5 ans). Un espace facile d’accès mais bien sécurisé, une sorte de coffre-fort, et surtout simple d’utilisation pour l’ajout de nouveaux documents. Et c’est ici que nous retrouvons les entreprises et plus particulierement les banques, qui ont déjà réfléchi à la question et qui commencent à proposer leurs offres.
Un coffre-fort numérique
Puisqu’elles savent que vous avez ce type de besoin (elles l’ont également) et que vous avez un accès Internet vers votre compte en ligne, celles-ci proposent des coffres-forts numériques pour y stocker toutes vos données. Un moyen simple et peu coûteux (pour elles) d’engranger plus d’argent en élargissant un peu leur business.
Vous pourrez ainsi, de partout dans le monde, récupérer une photocopie de votre passeport ou de votre permis de conduire si vous l’avez perdu (ce qui n’est pas une preuve suffisante, mais peu vous aider dans de nombreux cas). Vous pourrez aussi envoyer une copie de votre diplôme a votre nouvel employeur, même si vous êtes au bord de la plage pour les vacances.
Notre vie numérique n’est qu’à son commencement, préparez-vous à entrer dans un autre monde.
