Atelier Management : Comprendre la complexité de l’expression du besoin (Lego Game)

Préambule

Dans la réalisation d’un projet, notamment informatique, plusieurs acteurs se rejoignent pour travailler ensemble. La communication n’est pas toujours évidente et simple, surtout s’ils arrivent tous avec une expérience et des méthodes différentes. La présentation par le jeu peut permettre de mettre en lumière ces différences et de montrer que des schémas d’organisation ou de méthodologies, apportés par chaque acteur, peut améliorer considérablement la communication dans l’équipe.

Objectifs

L’objectif de cet atelier est de présenter comment l’expression du besoin, notamment dans le développement logiciel, est complexe lorsqu’utilisateurs, chefs de projets et production ont une vision différente des concepts. Même lorsque le produit final est simple à construire. Mais l’objectif est surtout de montrer que des schémas d’amélioration sont possibles à tous les niveaux.

Pourquoi l’essayer avec vos équipes

Platon disait : « On peut en savoir plus sur quelqu’un en une heure de jeu qu’en une année de conversation. ». Cet atelier est un bon moyen pour vos équipes d’apprendre à se connaitre et surtout d’apprendre à fonctionner ensemble. Elles constateront, que même avec des méthodes différentes, il est possible d’arriver à des résultats probants.

Durée

Cet atelier nécessite entre 1h et 1h30.

Matériel

• Une table par groupe de 3 personnes. Prévoir des nombres de tables de préférence.
• Une boite de Lego de 600 à 700 pièces environ. Idéalement les boites 6177 ou 5508 que l’on peut trouver pour moins de 50 euros.

• Le Powerpoint suivant : Scrum – Lego – Cynefin v0.5

Démarrage

L’atelier est construit sur 3 exercices.

Exercice 1 : Construction d’une tour Lego

L’objectif de cet exercice est surtout de désinhiber les joueurs des Lego en leur laissant le temps les manipuler et appréhender les différents types de pièces, couleurs, et nombres.

Objectif

• Construire une tour stable (elle ne doit pas s’écrouler si l’on secoue légèrement la table), la plus haute possible, avec 25 pièces.
• Durée : 10 minutes maximum.

Déroulement

• Dans un premier temps, vous allez voir les joueurs construire un socle, puis leur tour.
• Ils vont ensuite s’apercevoir que celle-ci est très rapidement réalisée et que le socle n’est pas nécessaire.
• La majorité va comprendre également que la tour ne peut qu’avoir une hauteur maximum du nombre de pièces qu’ils empilent.
• Et certains vont d’ailleurs le comprendre plus vite que d’autres et souhaiteront expérimenter d’autres alternatives avec plus ou moins de succès.

Débriefing

• Demandez aux joueurs leurs impressions sur ce premier exercice.
• Attardez-vous sur les joueurs ayant souhaité explorer des alternatives différents.
• Les joueurs devraient maintenant être décomplés des Lego. Vous pouvez attaquer l’exercice suivant.

Exercice 2 : Création d’un robot dos à dos

L’objectif est de montrer que le passage d’ordre par la parole pour la construction d’éléments n’est pas chose aisée et qu’elle nécessite vite une organisation.

Objectif

• Construire un robot simple (choisir entre les robots S1, S2 ou S3 du powerpoint fourni).
• Les couleurs, les pièces et l’empilement doivent être fidèles à la photo fournie.
• Durée : 10 minutes

Démarrage

• Placer 2 joueurs assis dos à dos. L’un sera en charge de l’explication de la description, l’autre de la construction du robot.
• Ils ont instruction de ne pas se regarder.
• Fournir une photo d’un robot simple, face cachée à celui qui va le décrire et qui ne touchera pas les Lego.
• Au top, lancez le chrono, chaque joueur retourne sa photo, la partie commence.

Déroulement

• En fonction des personnalités, certains commenceront par le haut ou le bas du robot. Par sélectionner les pièces ou non.
• Ils feront ensuite un check étape par étape et/ou également à la fin pour s’assurer que le robot construit est conforme à la description.
• Si une équipe indique avoir terminé, faites la vérification sans que ni l’un ni l’autre ne voit le résultat ou la photo. Si le résultat n’est pas conforme, dites leur de poursuivre.

Débriefing

• Demandez aux joueurs leurs impressions sur cet exercice.
• Déroulez les différents process mis en place, au démarrage, lors de la construction lors de la vérification finale du robot. → Méthodes d’organisation.
• Mettez en évidence les méthodes différentes mises en place qui permettent d’aboutir malgré tout à un résultat → Organisations différentes, résultats identiques.
• Mettez également en évidence les manques qui ont pu aboutir à un résultat différent de celui décrit → Manque dans les process, dans la rigueur de la réalisation.
• Montrez les types d’erreurs qui ont pu être commis lors de la validation (couleurs, formes, emboîtements…) → A mettre en corrélation avec les erreurs qui peuvent être commises par vos équipes et l’impact que cela peut avoir sur le résultat.
• Enfin faites la corrélation complète avec votre organisation, vos méthodes de travail et les étapes à renforcer sur l’existant.

Exercice 3 : Création d’un robot avec un intermédiaire

L’objectif est de montrer qu’avec des méthodes, même avec un intermédiaire, il est possible de réaliser des éléments complexes.

Objectif

• Construire un robot complexe (choisir entre les robots C1 à C5 du powerpoint fourni).
• Les couleurs, les pièces et l’empilement doivent être fidèles à la photo fournie.
• Durée : 10 minutes

Démarrage

• Faire des équipes de 3 à 4 joueurs. Un joueur sera le client, un deuxième l’intermédiaire, le troisième sera le producteur. Pour les équipes de 4 personnes, laisser décider l’équipe sur le rôle du quatrième.
• Le client va construire seul une première fois le robot et s’assurer que les pièces nécessaires à sa construction sont disponibles dans le tas de pièces utilisé par le producteur.
• Ensuite le client va s’éloigner de quelques mètres, pour ne pas être en mesure de voir le robot construit. Il va devoir décrire le robot sans jamais le montrer à l’intermédiaire.
• L’intermédiaire va réaliser le passage d’information entre le client et le producteur. Il ne peut ni voir le robot, ni toucher les Lego.
• Le producteur va lui construire le robot, uniquement sur les ordres de l’intermédiaire.

Déroulement

Chaque acteur devrait appliquer les méthodes vues lors du second exercice.

Certains, notamment les producteurs, devraient même aller plus loin en préparant les Lego triés par type ou couleur.

Si une équipe indique avoir terminé, faites la vérification sans que ni l’un ni l’autre ne voit le résultat ou la photo. Si le résultat n’est pas conforme, dites leur de poursuivre.

Débriefing

• Demandez aux joueurs leurs impressions sur cet exercice.
• Déroulez les différents process mis en place, au démarrage, lors de la construction lors de la vérification finale du robot. → Méthodes d’organisation.
• Montrez que les méthodes acquises et les erreurs commises lors de l’exercice 2 ont été appliquées ou corrigées permettant d’améliorer l’organisation, la communication et la production → Amélioration continue dans l’organisation, la communication et la production.
• Mettez encore en évidence les manques qui ont pu aboutir à un résultat différent de celui décrit → Manque dans les process, dans la rigueur de la réalisation.
• Enfin faites la corrélation complète avec votre organisation, vos méthodes de travail et les étapes à renforcer sur l’existant.

Notes

• Les exercices seront plus pertinents avec les membres d’une même équipe, et notamment avec des personnes ayant des rôles différents sur les projets (conception fonctionnelle, technique, réalisation, recette, gestion de projets).
• Fichier powerpoint contenant les robots : Scrum – Lego – Cynefin v0.5
• Si vous souhaitez de l’aide dans la réalisation de cet atelier ou si vous souhaitez que je réalise cet atelier avec vos équipes, n’hésitez pas à me contacter.

Dématérialisez !

L’heure du tout numérique est arrivée !

Les utilisateurs d’Internet, presque 30 millions en France, sont habitués à gérer des fichiers numériques, que ce soit de simples documents, des photos ou des vidéos. Ceux-ci gèrent leur recherche d’informations, achètent, vendent, louent, réservent, payent.

Les entreprise en avance

Les entreprises, elles, fonctionnent maintenant surtout avec Internet, elles communiquent avec les emails, les calendriers, les pièces jointes et la téléphonie IP en interne et avec leur site Web en externe. Bien souvent, même si ceci se caractérise principalement chez les plus grosses d’entre elles ou les plus baignées dans le contexte d’Internet, elles ont déjà commencé à dématérialiser. Les recherches de postes, la gestion des congés, les achats de transport, les conférences, les formations, la gestion des heures facturées… Certaines ont même déjà dématérialisé les salaires, factures et/ou contrats.

L’état fait bonne figure

L’état lui-même, bien souvent en retard dans les grandes transitions, s’est mis à l’heure du numérique. Car en effet, il y a vu tout son intérêt. Une disponibilité 24/7 de l’information et du service, une baisse des besoins en personnel, une plus grande rapidité de gestion et une baisse des coûts non négligeable. Ainsi tout un chacun peut maintenant communiquer avec l’état via email, s’informer sur l’ensemble des sites Internet proposés pour des horaires, des conseils, des procédures, des formulaires… Nous pouvons payer en ligne, réclamer, déclarer…

Le citoyen, maillon faible ?

Dans toute cette chaine numérique, il reste cependant un maillon faible, le citoyen, qui n’est pour l’instant qu’à la marge du numérique et qui ne le suit que parce qu’il y est poussé par les sociétés et l’état. Mais tout ceci doit changer, tout ceci va changer.

Citoyen, il te faut maintenant passer à l’heure du numérique dans son intégralité. Préférez les documents numériques aux documents papier, que ce soit pour vos factures, pour vos salaires, pour vos contrats, pour vos déclarations.

Prenez l’ensemble de vos documents importants existants et utilisez l’une des nombreuses super imprimantes 4 en 1, qui va vous permettre de tout numériser en un clic de bouton.

Ensuite, triez, classez, sauvegardez et archivez vos documents pour vous en servir le jour où vous en aurez besoin. Mais faites attention, certains documents peuvent être sensibles, ne les égarez pas.

Liste de documents importants

Dans cette revue de documents, nous pouvons citer :

• Les factures : Telecom, Electricité, Gaz, services à la personne, gros paiements (voiture, maison)…
• Les documents personnels : Carte d’identité, Passeport, Permis de conduire, Carte Vitale…
• Les bulletins de salaire,
• Les actes notarials,
• Les documents émanants de l’état.

Comment gérer cette masse de données ?

Avec une masse d’informations si importante, il va falloir apprendre à tout gérer, selon certaines contraintes :

• Une sécurisation optimale des données : pour ne pas les fournir au premier inconnu qui passe, mais également pour ne pas les perdre,
• Un acces à tout instant de partout : car c’est également l’objectif de la dématérialisation,
• Une mise à jour rapide et facile : car de nouveaux documents et besoins apparaissent chaque jour.

Internet ou clé USB ?

Si la clé USB possède des avantages non négligeables, elle a un gros inconvenient, elle a de grosses probabilites d’être perdue ou cassée. Ce qui peut s’avérer catastrophique.

Concernant Internet, il va vous falloir un site répondant à toutes les contraintes et ici la sécurite peut restreindre l’utilisation d’un grand nombre de sites. Il vous faut un gros espace de stockage, environ 1 Go, voire un peu plus (et peut-être beaucoup plus dans 5 ans). Un espace facile d’accès mais bien sécurisé, une sorte de coffre-fort, et surtout simple d’utilisation pour l’ajout de nouveaux documents. Et c’est ici que nous retrouvons les entreprises et plus particulierement les banques, qui ont déjà réfléchi à la question et qui commencent à proposer leurs offres.

Un coffre-fort numérique

Puisqu’elles savent que vous avez ce type de besoin (elles l’ont également) et que vous avez un accès Internet vers votre compte en ligne, celles-ci proposent des coffres-forts numériques pour y stocker toutes vos données. Un moyen simple et peu coûteux (pour elles) d’engranger plus d’argent en élargissant un peu leur business.

Vous pourrez ainsi, de partout dans le monde, récupérer une photocopie de votre passeport ou de votre permis de conduire si vous l’avez perdu (ce qui n’est pas une preuve suffisante, mais peu vous aider dans de nombreux cas). Vous pourrez aussi envoyer une copie de votre diplôme a votre nouvel employeur, même si vous êtes au bord de la plage pour les vacances.

Notre vie numérique n’est qu’à son commencement, préparez-vous à entrer dans un autre monde.

La qualité est un voyage

pas une destination.

C’est par ces mots que se termine la conférence Qualité du code source et l’intégration continue des collaborateurs de Xebia. Il est bon de rappeler que la qualité ne peut pas être quelque chose qui s’enclenche en un geste, ni même qu’elle se termine.

Au cours de ma carrière, j’ai souvent été surpris par le peu de qualité fournie sur les projets, tant au niveau du code source que de la documentation. Et ne parlons pas des tests ou de l’intégration continue, concepts encore trop souvent inconnus chez certains éditeurs.

Mais instaurer la qualité sur un projet existant ou dans une société n’est pas chose aisée. Xebia le détaille d’ailleurs très bien sur les dernières diapositives de son exposé.

Pour ma part, je dirais que la plus grosse difficulté n’est pas sur la technique, puisque qu’après tout, si d’autres sociétés le font, tout le monde peut le faire, mais sur les individus et la motivation.

En effet, si les participants au changement ne connaissent pas ces pratiques, ils peuvent douter de leurs biens fondés, de la facilité de mise en place, des gains de productivité et qualité et de l’impact direct sur leur travail.

Imaginez, vous demandez à des développeurs, souvent en place depuis plusieurs années de :

• changer leur façon de développer, cela pourrait laisser penser qu’ils ne savent pas développer,
• écrire des tests unitaires et d’intégration, ce qui va leur demander plus de temps, et donc faire baisser leur productivité,
• suivre leur projet sur un serveur d’intégration et corriger toute erreur en priorité si le cas se présente, ce qui signifie que corriger un serveur de build est plus important qu’une fonctionnalité métier,

Il est clair que si l’on évoque ces trois points, la qualité du code source et l’intégration continue ne semblent pas apporter de productivité aux développements, bien au contraire.

Mais lorsqu’on connait les 3 points suivants, les premiers commentaires semblent bien négligeables, face aux avantages accumulés :

• Un développeur passe 80% de son temps à lire du code et 20% à en écrire, il a donc tout intérêt à avoir un code lisible et rapidement compréhensible, pour diminuer son temps de lecture et augmenter son temps d’écriture,
• Les tests permettent d’être informé de la moindre régression dans le code et de modifier à loisirs et sans doute du code existant afin de l’améliorer,
• Le serveur de build informe, en temps quasi-réel, de l’état du projet et des tests pour l’ensemble des acteurs du projet, afin de corriger une erreur au plus tôt et de ne pas attendre d’être en production pour corriger une faille passée au travers des tests métiers,

Pour une société qui ne maitrise aucun des points cités précédemment, les gains de productivité peuvent atteindre 300%, voire plus si le code est réellement catastrophique ou si l’intégration de nouveaux développeurs est importante. Vous me direz alors, 300%, c’est énorme. En fait à y réfléchir, ces 300% ne sont pas très important, c’est principalement la productivité de départ qui est très faible. Car bien souvent, si vous n’avez pas de qualité du source code ou d’intégration continue, vous empilez les bugs, vous multipliez les copier-coller de peur de modifier l’existant, vous passez votre temps à lire et vérifier une implémentation…

Mais rappelez-vous, pour mettre en place les bons process de développements, le plus important n’est pas la technique, c’est l’accompagnement au changement. Soyez sur d’avoir les bonnes personnes pour vous aider.

• How TDD and Pairing Increase Production